近年来，湖南省祁阳市全面贯彻习近平总书记关于干部人事档案工作的重要指示精神，强化问题导向和目标导向，把牢干部人事档案鉴别认定、借阅使用、任前审核、库房安全、人员保密“五个关口”，做实做优全市干部人事档案工作，有效发挥档案在干部选拔任用中的基础性作用，聚力打造高素质专业化干部队伍。
严把档案鉴别认定关，确保“看得准”。严格执行中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，吸收借鉴全国干部人事档案专项审核的经验做法，优化流程，完善干部档案鉴别认定机制，注重把握档案材料的整体性、关联性和逻辑性，审准审好干部信息。从个人履历、自传和思想、考核鉴定、学历学位和专业技术职务（职称）、政审审计、党团材料、表彰奖励、违规违纪违法情况、工资任免、其他等10个方面进行分类，明确档案材料缺失、重要信息审核认定有误、组织认定信息与专审信息不一致、材料与档案整理审核要求不符四类“不能归档”的情形。对档案归类不准的及时调整，对材料报送不及时的乡镇、市直单位催交催报，对审核发现的问题不回避不拖延，综合采取电话核实、函询、实地调查等方式深入调查取证。2021年以来，全市共补齐档案所缺材料4000余份，认定信息不一致档案331份，向纪委移交档案问题线索21人次。
严把档案借阅使用关，确保“管得实”。全面落实党中央从严管档要求，按照中央、省、市关于档案工作的相关制度规定，制定出台《祁阳市干部人事档案日常管理工作规定（试行）》，规范干部档案查阅、借阅、调用工作程序。各单位查借阅本单位的干部人事档案，必须经单位主要领导、档案管理单位分管领导“双签字”“双盖章”。严格履行档案借阅登记手续，明确借出时间、经手人、档案编号、归还时间等内容，档案封装、双方确认后由借阅单位借出带回。借出期间根据工作需要严格控制知情范围，做好档案的管理维护，并按期归还，档案管理人员仔细检查后签收入库。档案借出、查阅、归还各环节均严格履行工作手续，进行闭环管理，确保每一份档案材料的完整性、真实性，杜绝意外事件发生。近5年来，祁阳市未发生一起档案因借阅使用而遗失的事件。
严把档案任前审核关，确保“审得严”。严格执行干部人事档案任前审核制度，做到“凡提四必”“双控预审”，并将其制度化、规范化。按照干部管理权限明确各部门责任分工，干部选任部门负责对档案提出审核意见，档案管理部门负责档案审核业务把关，干部监督部门负责核实处理各类档案违规违纪问题。在干部选拔任用时对拟提拔人选开展“任前审”，在接收军转干部、新招录公务员时进行“入职审”，在各级党代会代表、人大代表、政协委员人选推选时组织“换届审”，突出政治审核，结合不同类别干部特点增加审核可选项。对档案问题核查不清、涉嫌档案造假的干部，一律暂缓任用或取消考察对象资格。严格履行档案转接手续，对照“四不转递”要求，详细核对转递档案信息，对材料缺失或“三龄两历一身份”未认定的一律不予接收，严防档案造假。今年以来，全市已审核在职人员档案4400余份，其中干部晋升职务职级档案285份，新录用公务员档案29份，有5名干部因档案问题被取消考察对象资格。
严把档案库房安全关，确保“无隐患”。深化档案管理单位硬件设施建设，设置专门库房用于存放、管理干部人事档案，并配齐档案柜、电脑、监控摄像头、防光窗帘、灭火器材、风扇等设备，扎实做好防霉、防潮、防晒、通风等措施。制定档案库房消防安全工作预案，严禁非档案室工作人员进入库房，严禁进库人员携带打火机等易燃物品，库房内严禁吸烟，每年开展1-2次消防安全演练。积极推进档案数字化建设，构建智能化档案库房。开发全市干部人事档案信息管理系统，及时做好每一名干部档案信息的录入、汇总和动态更新，实现与干部纸质档案相互印证、协同使用，给干部档案信息安全再加“一把锁”。注重选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的党员干部到档案库房工作，采取集中授课、跟班见习、以干代训等多种形式，加强宏观管理和指导，不断提升工作人员的专业思维、专业水准和专业能力。
严把档案人员纪律关，确保“零泄密”。通过发放档案政策明白书、签订工作保密承诺书等方式，提高档案工作人员从严管档、严守纪律的工作意识和行为自觉。利用党校学习、干部教育、单位读书周等契机，开展档案工作人员“学党章、忆初心、提修养”活动，共参与人员50多人次，有力提高档案工作人员的党性修养和纪律规矩意识，引导工作人员把做好档案工作作为为党的事业担当、为党的干部负责、为当地发展尽力的具体行动。定期组织工作人员学习《干部档案工作条例》《档案法》《保密法》等法律法规，盘点总结前一阶段工作，查找问题，剖析原因，对部门纪律和保密规定的执行进一步压实推进。严格执行工作回避制度，档案工作人员不得管理、查阅本人和直属亲属的档案，如需查阅必须如实报备，安排其他工作人员进行查阅。强化反面警示，对档案工作人员跑风漏气、故意泄密等行为发现一起、查处一起、通报一起，切实筑牢干部档案信息的“防火墙”。